La transformación digital se puede definir como la integración de la tecnología digital a los procesos de la organización con el fin de innovarlos, orientada por la experiencia del cliente y la estrategia empresarial.
Aun cuando ha sido el resultado de la evolución que ha tenido a través del tiempo la integración de la tecnología y el talento humano a los procesos empresariales, para soportarlos, mejorarlos e innovarlos, es una respuesta en ocasiones planeada y en otras no, a las estrategias de la organización y las realidades del cliente.
Construir el puente entre el momento actual y la visión en tecnología digital a la que se quiere llegar, se traduce en elaborar un plan conformado por varios proyectos de cambio e innovación en los procesos, las personas y las tecnologías.
Para hacerlo se debe partir del diagnóstico de la situación actual de la cadena de valor de la organización con respecto a la tecnología de la información.
Desde su inicio, las empresas han dado pasos consciente o inconscientemente hacia la transformación digital:
Paso1. La empresa está iniciando su proceso de transformación digital, no han integrado aún la tecnología a ninguno de sus procesos y solo utilizan herramientas de ofimática. Normalmente las empresas recién establecidas se encuentran en este punto y con contadas excepciones, son micro o pequeñas compañías.
Paso 2: La empresa ha integrado la tecnología a algunos de sus procesos, principalmente a los de soporte como contabilidad y nómina y eventualmente ha elaborado su mapa de procesos. En este paso se encuentran generalmente las micro, pequeñas y medianas empresas que no cuentan con suficientes recursos económicos y que su avance depende de la inversión en tiempo, de sus socios y colaboradores.
Paso 3: La empresa ha integrado la tecnología para soportar sus procesos estratégicos, misionales y de soporte. La cobertura de sistematización es superior al 70% y usa la información para la toma de decisiones (inteligencia de negocios). En este punto están las pequeñas y medianas empresas que han invertidos sus utilidades en tecnología: aplicaciones para soportar sus procesos y sistemas de inteligencia de negocios.
Paso 4: La empresa ha integrado la tecnología para innovar sus procesos. Ha digitalizado sus procesos centrados en la experiencia del cliente. Las mipymes venden sus productos a través de plataformas de e-commerce y las grandes empresas han implementado entre otros el teletrabajo y plataformas robustas de relacionamiento con clientes y proveedores, usan herramientas de Big Data, inteligencia artificial y otras más.
Por supuesto que existen excepciones. Algunas empresas nacen digitales y no siguen este paso a paso. Es el caso de Netflix, Uber, Airbnb, Nubank, Rappi y otras más.
Para construir el puente hacia la transformación digital, la empresa debe entender en cual de estos pasos de su camino hacia la meta se encuentra, diagnosticando el estado de transformación de sus procesos e identificando la brecha que tiene que superar, hasta llegar a la visión definida.
Existen varias categorizaciones de los procesos de la empresa. Una de ellas identifica tres tipos de procesos:
- Estratégicos
- Planeación Estratégica
- Riesgos
- Misionales
- Cadena de suministros
- Producción y Operación
- Mercadeo
- Comercialización y Distribución
- De Soporte
- Talento Humano
- Financiero
- Legal
- Tecnología
Ilustración 1. Mapa de procesos
No todos los procesos de la organización se encuentran en el mismo estadio rumbo a la transformación digital.
Algunas organizaciones tienen claro su mapa de procesos y aplicando criterios disimiles (apoyar la estrategia empresarial, relacionamiento con el cliente, falta de presupuesto, situaciones excepcionales), han determinado su prioridad de acuerdo con la necesidad de soportarlos, mejorarlos e innovarlos tecnológicamente.
Un ejemplo de una situación excepcional que cambio la prioridad de la transformación digital de los procesos fue el de la pandemia causada por el Coronavirus que se ha vivido entre el 2.020 y el 2.021. Se dio mayor prioridad a aquellos que generaban ingresos, aun cuando no fueran parte del plan estratégico original.
Habiendo entendido la situación actual de la empresa y sus procesos y definido la visión, a donde se quiere llegar, lo que sigue es formular el plan: definir los proyectos, las actividades, los recursos económicos, tecnológicos y las personas que se requerirán para lograr la transformación digital.
El plan es el cambio que integra no solo la tecnología a los procesos, sino también a las personas. Incluye entonces la cultura organizacional y por esa razón debe considerar proyectos de socialización y capacitación en donde participe la alta gerencia y los funcionarios de todos los niveles.
En conclusión planear la Transformación Digital:
- Parte del diagnóstico de la situación actual de los procesos organizacionales con respecto a la tecnología de la información
- Se alinea con la estrategia empresarial
- Se refleja en un plan integral conformado por varios proyectos de cambio e innovación en los procesos, las personas y las tecnologías
- Debe ser flexible y poderse ajustar a situaciones excepcionales como la de la pandemia vivida entre 2.020 y 2.021.
- No es una opción, es el la base para que las empresas se renueven y puedan competir en el mercado.
- No tener y ejecutar el plan es rezagarse de la competencia porque el cliente se va dirigir a las empresas con procesos innovadores apoyados en tecnología, debido a que son las que mejor responden a sus necesidades y expectativas
f.ramirez@ibis.net.co
